Vieraskynäartikkeli
Työpäivän jälkeen on mukava vaihtaa vapaalle, kun kaikki päivän tehtävät on hoidettu ajallaan etkä joudu tuomaan töitä kotiin.
Etenkin etätöissä täydellisen työtehon jatkuva ylläpito voi olla haastavaa, kun työpäivät venyvät helposti iltaan, ja työn ja vapaa-ajan käsitteet sekoittuvat.
Tehokkaamman työpäivän salaisuus ei ole työtuntien lisääminen, vaan työpäivän järkevämpi aikatauluttaminen ja järjestely.
Keräsimme BOWA Legalin Matti Vansénin avulla tähän artikkeliin viisi hyödyllistä vinkkiä, joilla teet työpäivästäsi entistä tehokkaamman.
Tehokkaampi työnteko ei vaadi ihmetekoja tai pitkiä iltoja työn parissa: pienilläkin teoilla voit saavuttaa suuren harppauksen työnteon tehokkuudessa ja saada enemmän aikaan lyhyemmässä ajassa.
“Meillä lakimiehillä työpäivät on usein jopa 12-tuntisia, siksi on tärkeää pitää mieli virkeänä ja päivät tehokkaina”
– Matti Vansén, Bowa Legal
Sisältö
Tee selkeä lista päivän tehtävistä – Järjestele työpäivä tehokkaasti
Tehokkaan työpäivän salaisuus on selkeä suunnittelu ja organisointi, joten aloita työpäivä listaamalla päivän työtehtävät, ja aloita kiireellisimmista ja epämiellyttävimmistä hommista.
Suunnittelun voi tehdä jo edellisenä päivänä.
Kun hoidat kiireelliset ja epämukavammat työtehtävät heti aamusta, kevenee loppupäivän taakka ja voit rauhassa keskittyä mieluisampiin työtehtäviin.
To do -listan tekeminen vie vain muutaman minuutin, ja helpottaa uuden työpäivän aloittamista merkittävästi. Työpäivä sujuu jouhevammin, kun on jatkuvasti kärryillä mitä hommia on tehtävänä.
- Tee to do -lista aamulla tai edellisenä päivänä
- Hoida ikävimmät hommat alta pois ensimmäisenä
- Tee selkeä suunnitelma ja merkitse deadlinet hyvissä ajoin kalenteriin
- Varaa riittävästi aikaa jokaiselle työtehtävälle
- Jätä mieluisimmat hommat päivän viimeiseksi
Keskity vain yhteen asiaan kerralla – Vältä multitaskaamista
Monen asian hoitaminen kerralla voi kuulostaa tehokkaalta, mutta todellisuudessa multitaskaaminen on yksi suurimmista työtehokkuuden heikentäjistä.
Keskity mieluummin yhteen asiaan kerralla, sillä on järkevämpi hoitaa yksittäinen tehtävä huolellisesti kuin monta puoliteholla.
Jos tuntuu siltä, ettet ehdi keskittyä vain yhteen asiaan kerrallaan, on hyvä palata edellisen vinkin pariin, ja järjestää työtehtävät fiksummin.
Kun työtehtävät ovat selkeässä tärkeysjärjestyksessä ja keskityt vain yhteen asiaan kerrallaan täydellä fokuksella, huomaatkin saavasi enemmän aikaan ja ennen kaikkea nopeammin.
Vaikutus näkyy myös työn jäljessä.
- Aseta työtehtävät selkeään tärkeysjärjestykseen
- Älä multitaskaa vaan keskity yhteen hommaan kerrallaan täydellä fokuksella
- Hoida mieluummin yksi asia kunnolla, kuin monta puoliteholla
Jätä puhelin ja sähköposti rauhaan
Jatkuvasti hälyttävä puhelin ja työsähköposti ovat suurimpia häiriötekijöitä työpäivän aikana.
Etenkin pikaviestintäsovellukset ovat jatkuva riesa, joiden jatkuvat ilmoituksen katkaisevat hyvänkin työmoodin ja latistavat työnilon.
Jatkuvan päivystämisen sijaan kokeile ottaa tavaksi tarkastaa viestit esimerkiksi tiettyinä aikoina tai esimerkiksi kerran puolessa tunnissa, ja pidä puhelin ja sähköposti muulloin äänettömällä.
Huomaat erot välittömästi: keksityt työntekoon aivan uudella tavalla, kun jatkuvat hälyttämisen sijaan puhelin onkin hiljaa taskussa tai laukussa.
- Tarkasta viestit ja sähköpostit aamulla, mykistä sen jälkeen ilmoitukset
- Älä pidä puhelinta aivan käden ulottuvilla, kun puhelin on esimerkiksi laukussa äänettömällä, nousee kynnys puhelimen katsomiselle ja pikkuhiljaa unohdat jatkuvan päivystämisen kokonaan
- Määritä tietyt ajat tai aikavälit, jolloin tarkistat työsähköpostin
Harrasta säännöllistä liikuntaa – Pidä energiatasot ja jaksaminen korkealla
Liikunta ja terveellinen elämä ovat suurimpia työnteon tehokkuutta parantavia tekijöitä.
Esimerkiksi säännöllinen lenkkeily tai kuntosaliharrastus auttavat jaksamaan töissä huomattavasti paremmin.
Kun keho ja mieli voi hyvin, olet paras versio itsestäsi ja suoriudut hankalistakin työtehtävistä entistä paremmin.
Jos edessä on raskas työpäivä, siirrä kuntosalitreeni illan sijasta aamuun, tai käy pienellä happihyppelyllä ennen työpäivää.
Aamuliikunta karistaa viimeisetkin unihiekat silmistä, ja toimit täydellä teholla heti aamusta.
- Säännöllinen liikunta parantaa jaksamistasi, jolloin suoriudut työtehtävistäsi entistä tehokkaammin
- Jos aikataulu antaa myöten, ajoita liikunta aamuun ennen työpäivän aloittamista. Tällöin olet aktiivisempi ja tehokkaampi heti aamusta.
Minimoi turhat palaverit ja pidä kiinni palaverien aikatauluista
Pitkät ja venyvät palaverit vievät aikaa muulta työnteolta, jonka vuoksi myös palaverien kohdalla on tärkeä painottaa tehokkuutta.
Helpoin keino säästää aikaa on suunnitella palaverit etukäteen, sekä määrittää niille tarkat aikataulut, joita kaikki sitoutuvat noudattamaan.
Ennen palaveria on myös hyvä pohtia, onko palaveri välttämätön, vai riittääkö esimerkiksi tiedonanto työpaikan ryhmäkeskustelussa.
Pienemmät ja vähemmän kiireelliset asiat eivät välttämättä vaadi pitkää palaveria.
- Aikatauluta palaverit niiden venymisen estämiseksi
- Suunnittele palaverit etukäteen
- Valmistaudu palaveriin, jotta asioiden käsittely on jouhevampaa
- Pohdi, onko palaveri välttämätön vai riittääkö esimerkiksi sähköposti tai viesti ryhmäkeskusteluun
